APCV-PR-001 RUTA OPERATIVA COVID 19 V005

COVID-19 / COVID-19

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7. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 7 de 7 GCA - RG - 006 - 01 autopsia verbal de acuerdo a la definición del procedimiento de la empresa . 34 Auditoria ruta operativa C OVID19 Realizar auditoria de proceso de toma de muestra. Analista de calidad NA 35 Comité de COVID 19 De manera semanal se ejecutará un comité para el seguimiento y ajustes al proceso de toma de muestras. Grupo Comité Actas de comité 5. DOCUMENTOS EN REF ERENCIA  Lineamientos para la gestión de muestras durante la pandemia del SARS - CoV - 2 (COVID - 19) en Colombia. Versión 03  Protocolo de Vigilancia de Infección Respiratoria Aguda – Instituto Nacional de Salud – INS  Recomendaciones de EPP para personal de salu d según el área de atención para COVID - 19. Consenso IETS - ACIN

1. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 / 2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 1 de 7 ELABORÓ REVISO APROBÓ NOMBRE: Diana Rodríguez López NOMBRE: Gloria Stella Cajiao Juri NOMBRE: Sonia Lucia Arias Hoyos CARGO: Analista Calidad CARGO: Subgerente CARGO: Gerente FIRMA: FIRMA: FIRMA: GCA - RG - 006 - 01 1. OBJETIVO Dar a conocer las instrucciones para la recolección, transporte y toma de muestras desde el proceso logístico administrativo. 2. ALCANCE El presente documento es una guía para el personal encargado de dar soporte para la toma de las muestras en e l domicilio desde la solicitud de toma, hasta el documento de soporte de toma de muestra provisto por el laboratorio de salud pública . 3. DEFINICIONES • Aislamiento: separación de un individuo de las demás personas, animales, plantas o vegetales enfermas, mer cancías, paquetes postales y medios de transporte afectados, con objeto de prevenir la propagación de una infección y/o contaminación. • Antisepsia: empleo de sustancias químicas para inhibir o reducir el número de microorganismos de la piel viva, las memb ranas mucosas o tejidos abiertos a un nivel en el cual no generen infecciones. • Asepsia: ausencia de microorganismos que pueden causar enfermedad. Este concepto incluye la preparación del equipo, la instrumentación y el cambio de operaciones mediante los mecanismos de esterilización y desinfección. • Bioseguridad: Conjunto de medidas preventivas que tienen por objeto eliminar o minimizar el factor de riesgo biológico que pueda llegar a afectar la salud, el medio ambiente o la vida de las personas, asegur ando que el desarrollo o producto final de dichos procedimientos no atenten contra la salud y seguridad de los trabajadores. • Normas de bioseguridad: Son las normas de precaución que deben aplicar los trabajadores en áreas asistenciales al manipular sangr e, secreciones, fluidos corporales o tejidos provenientes de todo paciente y sus respectivos recipientes,

2. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 2 de 7 GCA - RG - 006 - 01 independiente de su estado de salud, y forman parte del programa de salud ocupacional. 4. CONDICIONES GENERALES (Cumplimiento de normatividad, respons abilidades específicas del procedimiento)  Reglamento Sanitario Internacional – RSI 2005.  Ley 09 de 1979  Ley Estatutaria 1751 de 2015  Decreto Único sector Salud 780 de 2016.  Decreto 457 de 2020  Decreto 2323 de 2006 (contenido en decreto único 780 de 2015)  Resolución 1619 de 2015  Resolución 385 de 2020  Resolución 407 de 2020  Circular 005 de 2020.  Circular 19 de 2020. CONTENIDO No Actividad Descripción Actividad Responsab le (Cargo/Áre a) Registros 1 Solicitud de servicio Se recibe solicitud de la entidad para la toma de muestra COVID - 19 al correo electrónico de [email protected] Asistente de admisiones (servicio al cliente) Correo Electrónico 2 Verificación de cobertura El asistente de admisiones verifica la zona de cobertura para la pre stación de servicio y se da respuesta a la entidad ( Correo de respuesta tiempo aproximado a la entidad de 1 hora) , con la aceptación del paciente con la solicitud de autorización y solicita:  C opia de historia clínica (va sujeto a disponibilidad de la enti dad) .  C opia de documento de identidad ( en caso que la entidad no cuente con estos documentos admisiones realiza llamada al paciente para la solicitud del envío al Asistente de admisiones (servicio al cli ente) Correo Electrónico

4. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 4 de 7 GCA - RG - 006 - 01 Igualmente, las neveras (cavas) deberán ser clasificadas de la misma manera con las muestras de acuerdo al grupo. 9 Diligenciamient o de documentos obligatorios Posterior a realizar la teleconsulta el medico realiza debe realizar: 1. El diligenciamiento de la ficha epidemiológica en el sistema del SIVIGILA, l 2. L a historia clínica en SEAD y MIPRES, 3. la información de semaforización se debe enviar descrito en el cuerpo del correo. La informa ción anterior se envía a los correos electrónicos de :  [email protected][email protected]  logí[email protected] Nota: T odo procedimiento debe tener la ficha epidemiológica . Medico asignado Correo Electrónico 10 Asignación del servicio El asistente operativo # 2 asigna el servicio al profesional (terapeuta respi ratorio y/o fisioterapeuta) para toma de muestras covid - 19 y envía dicha información a l os correo s:  [email protected]  logí[email protected] m C on el nombre del profesional asignado y tipo de servicio.  Servicio 1: Toma de muestra , t ransporte de muestra al laboratorio , entrega de muestra al laboratorio , espera de nevera y pilas. ( para devolver la empresa ).  Servicio 2: T oma de muestra.  No ta : Para el servicio 2, el asistente operativo #2 debe informar a logística logí[email protected] , para programar ruta con conductor. Para este servicio el conductor debe esperar nevera y pilas (pa ra devolver a la empresa). Asistente operativo #2 (gestión clínica) Aplicativo SEAD

3. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 3 de 7 GCA - RG - 006 - 01 correo de [email protected] m ) . 3 Envío de pacientes para aplicar lista de chequeo El asistente de admisiones envía información al médico asignado al correo electrónico medcovid @medicacolombia.com para la realización de la llamada la cual se aplica la encuesta verificadora de sintomatología arrojando la pertinencia de la muestra COVID - 19 Asistente de admisiones (servicio al cliente) Correo Electrónico 4 Cargar el servicio en SEAD El paciente se admite y se selecciona el servicio como identificación de otros virus (específica) por pruebas moleculares, el sistema habilita la visita médica, terapia respiratoria e insumos . Asistente de admisiones (servicio al cliente) Plataforma SEAD 5 Asignación en SEAD al Medico Inmediatamente después que se encuentre cargado en el SEAD el servicio se debe asigna r el servicio al médico . Asistente Operativo #1 Plataforma SEAD 6 Tiempo de respuesta a procedimiento medico El medico cuenta con 2 horas para realizar acercamiento con paciente o acudiente y aplicar la encuesta verif icadora y enviar documentación pertinente la toma de muestras COVID - 19. Medico asignado Llamada Telefónica 8 Llamada para recolección de datos El medico realiza Teleconsulta a través del formulario para aplicar encuesta verificadora de síntomas al pacien te y toma datos necesarios para diligenciar ficha epidemiológica SIVIGILA.  Debe quedar explicito la necesidad de la toma de muestra.  El médico debe categorizar la semaforización amarillo, rojo o verde)  Grupo 1: identificado con resaltador ROJO, para a nálisis en las siguiente 48 horas. En este grupo se incluirán paciente sintomático en UCI u hospitalización general y fallecido  Grupo 2: con resaltador AMARILLO: Estas muestras serán analizadas en las siguientes dos a cinco días, allí se clasificarán los c asos sintomáticos o personas en contacto estrecho o casos confirmados de COVID - 19  Grupo 3: resaltador VERDE: allí estarán clasificados los contactos de caso asintomáticos. e - mail: [email protected] Medico asignado Formato Encuesta verificadora de síntomas (anexo #)

6. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 6 de 7 GCA - RG - 006 - 01 24 Recepción de pilas en la sede Se reciben las pilas en la sede administrativa y se realiza lo siguiente: 1. S e introducen en un balde con desinfectante (hipoclorito 0.5% ) . 2. Lavar las pil as con agua y jabón, se dejan secar . 3. Antes de guardar las pilas rociar con alcohol. 4. G uardar de nuevo en la nevera (Usar guantes y gafas ). Persona que entregue las pilas y nevera, servicios generales y analista de calidad 25 Envió de Carta a facturación Al recibir la carta se debe realizar escaneo y enviar a los correos  coordinació[email protected] dicacolombia.com  [email protected] cacolombia.com L a entrega en físico se debe realizar al analista de facturación el 1 día hábil de cada mes. Calidad y logística / Facturación Correo electrónico, carta física con control de correspondenc ia 26 Seguimiento síntomas de paciente El médico realiza el seguimiento en formato de evolución y el CHECK LIST síntomas Medico Asignado Aplicativo SEAD 27 Seguimiento de Tomas realizadas El medico asignado es responsable de realizar seguimiento a los resultados de las tomas de muestra. Medico Asignado Aplicativo SEAD 28 Registro de Seguimiento de Tomas realizadas Cuando llega el resultado se realiza la nota de seguimiento y se registra la fecha del examen y resultado y se envía a admisiones para que lo suba al sistema , Admisiones debe enviar el resu ltado por correo electrónico a la entidad que solicito la muestra Medico Asignado / Admisiones Aplicativo SEAD 29 Informar al paciente El medico debe comunicarse con el paciente para informar el resultado de la prueba y dar recomendaciones de aislamiento . Medico Asignado Llamada telefónica al paciente 30 Resultado de toma positivo Si el resultado es positivo se solicitaría toma de muestra de control por parte del médico asignado e informa a admisiones quien solicita la autorización a la EPS . Medico Asign ado Correo Electrónico 31 Resultado de toma Negativo Si el resultado es negativo se registra y se cierra el caso si el paciente no tiene síntomas, si tiene síntomas se continúa con seguimiento Medico Asignado Llamada telefónica al paciente 32 Fallecimie nto de paciente Si el paciente fallece se diligencia Historia clínica y certificado de defunción que incluye Medico Asignado Certificado de Defunción

5. RUTA OPERATIVA COVID - 19 CÓDIGO: APC V - PR - 0 01 VERSIÓN: 00 5 FECHA EMISIÓN: 12 / 0 6 /2020 Copia Controlada SI _ X _ NO ___ #___ PAGINA: Página 5 de 7 GCA - RG - 006 - 01 11 Solicitud de Insumos en SEAD El asistente operativo # 2 hace la solicitud de los insumos (kit de toma de muestra) y envía solicitud a logística. Posterior a esto se en vía a [email protected] Asistente operativo #2 (gestión clínica) Aplicativo SEAD 1 2 Programación de ruta hospitalaria El asistente operativo #2 envía al correo [email protected] la información del paciente para programación de ruta hospitalaria. (el servicio de RH cuenta con 3 días a partir de la solicitud para la recolección de los residuos) Salud O cupacional Validación de ruta de RH 1 3 Seguimiento a ruta hospitalaria El asistente de salud ocupacional realiza seguimiento al proveedor al 3 día de la solicitud de recolección de los residuos . Salud ocupacional Llamada Telefónica a RH 1 4 Seguimiento a paciente Se realiza S eguimiento a paciente para verificación de recolección de residuos al 3 día de la toma Servicio al cliente llamada telefónica a Paciente 1 5 Preparación de kit: insumos El área de calidad y logística debe preparar el kit con los implementos necesarios par a la toma de la muestra . Calidad y logística N.A 1 6 Preparación de kit :Marcación y rotulación Se marca el medio de transporte viral (primer contenedor) y segund o contenedor. (Nombre completo, número de identificación y fecha ) Calidad y logística N.A 1 7 Entrega de kit para toma de muestras El área calidad y logística realiza la entrega de kit y documentación en las instalaciones de MEDICA COLOMBIA al profesional asignado. Calidad y logística N.A 1 8 Validación de entrega de insumos El profesional debe validar el contenido del kit entregado conforme a la lista de chequeo. Profesional asignado Lista de chequeo insumos (anexo #) 19 Evolución en SEAD Procedimiento El terapeuta después de realizar el procedimiento debe generar registro de evolución sin epi crisis., Profesional asignado Aplicativo SEAD 2 0 Entrega de la muestra de laboratorio El responsable de entregar las muestras al laboratorio debe esperar para recibir la carta de aprobación , la nevera y las pilas y medio de transporte viral por parte del laboratorio . Profesional o conductor Carta de recibido firmada y sellada 2 1 Inactivación de pilas Cuando se recibe la nevera y las pilas por parte del laboratorio se debe realizar aspersión con hipoclorito de sodio solución al 0.5% . D espués llevar a la sede de médica. Profesional o conductor No aplica 2 2 Entrega d e carta de recepción de muestras El responsable de recibir la carta de aprobación debe realizar entrega al analista de calidad o Analista de logística en la sede de médica. Máximo al siguiente día hábil Analista de Calidad o analista logística Carta de recibido.

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